استاندارد چیدمان اداری چیست و رعایت آن چه مزایایی دارد؟

چیدمان اداری و چینش اشیا در یک محیط کاری یکی از مهم ترین دغدغه های صاحبان کسب و کار برای افزایش بهره وری است. در بسیاری از اداره ها و سازمان ها به نحوه چیدمان وسایل اداری یا ست های سازمانی توجهی نمی شود، در صورتی که استفاده از یک چیدمان مناسب تاثیرات مثبت و قابل توجهی برای سازمان به دنبال خواهد داشت. آفتاب دکور در این مطلب قصد دارد تا به معرفی فاکتور های مهم در چیدمان ست و وسایل اداری پرداخته و در نهایت در رابطه با فوائد آن برایتان صحبت نماید، بنابراین تا پایان این مطلب با آفتاب دکور همراه باشید.

آیا تا به حال به یک ادره گام نهاده اید؟ در آن جا مردم و ارباب رجوع ها در حال رفت و آمد هستند و کارکنان و کارمندان در حال پاسخگویی و خدمات رسانی به مردم. تصور کنید در یک اداره یا سازمان نحوه چیدمان اداری رعایت نشده است و در نهایت در یکی از ساعات شلوغ روز، به طرز وحشتناکی تعداد کارمندان و افراد افزایش یافته و بسیار بی نظمی به وجود خواهد آمد. در این حالت نه تنها کارها به خوبی انجام نخواهند شد، بلکه افراد دچار چالش های معروف اداری می شوند. در این حالت عصبانیت در مردم شکل خواهد گرفت و این عصبانیت منجر به ایجاد استرس در کارمندان شده و نه تنها کار خود را به درستی انجام نخواهند داد، بلکه بسیار تا بسیار خسارت های معنوی و مادی را تحمل خواهند کرد.

قبل از بررسی نکات مهم در رابطه با نحوه چیدمان لوازم و اشیا در یک محیط اداری و کاری، به شما پیشنهاد می کنیم که برای تهیه لوازم اداری نظیر فایل کشویی یا تابلو تزیینی از محصولات فروشگاه آفتاب دکور دیدن نمایید.

حال بهتر است به محیط اداری دیگری توجه نمایید، که آن محیط دارای نظم بسیار خاص و همچنین با اصول اداری چیده شده است. تمام کارکنان این اداره سعی دارند بر اساس همین اصول منظم نسبت به انجام سایر کارها اقدام کنند. در این حالت مردم و ارباب رجوع ها با آرامش و در کمال نظم منتظر هستند تا نوبت به ان ها تعلق گیرد و نسبت به انتظار خود شکوه و شکایتی نخواهند داشت.

حال سوال بسیاری از سازمان ها و اداره ها این است که چطور می توان چینش اشیا اداره را مشابه با حالت دوم در نظر گرفت؟

در ابتدا و پیش از پاسخ به این سوال ابتدا باید بدانیم که ساختار یا چیدمان استاندارد اداری چیست؟ همچنین باید به این سوال پاسخ داد که برای رسیدن به این ساختار چه ملزوماتی لازم است؟

استاندارد چیست؟

در ابتدای امر بهتر است با معنی اصطلاح یا وازه استاندارد آشنا شویم. در واقع استاندارد یعنی حالت و شرایطی که برای بیشتر مردم مورد تایید باشد و به افزایش رضایت و کیفیت در ان ها کمک نماید. با توجه به این توضیحات یک محیط استاندارد یعنی:

محیط استاندارد، محیطی است که فاکتور هایی که منجر به افزایش کیفیت و احساس رضایت را ایجاد می کند، در بر بگیرد.

بنابراین برای ایجاد یک محیط استاندارد در یک اداره یا سازمان، باید به یکسری آیتم ها توجه کرده و برای رسیدن به یک مکان اداره مناسب، از آن ها استفاده نماییم.

در ادامه با توجه به تعریف محیط استاندارد، به معرفی آیتم های موثر برای ایجاد چنین محیطی می پردازیم:

نظم اداری

وقتی به یک محیط اداری نگاه کنید، خواهید دید که مواردی از قبیل کمد، فایل، میز، صندلی و غیره در این محیط قرار داده شده اند. حال در نظر بگیرید که در برخی موارد وسایل مورد استفاده در یک بخش اداری به صورت بدون نظم و بسیار بد کنار یکدیگر چیده شده باشند، در این حالت نه تنها مشکلات رفت آمد برای ارباب رجوع پیش خواهد آمد، بلکه مشکلات برای کارمندان نیز ایجاد خواهد شد. همچنین ممکن است افراد با این وسایل و لوازم برخورد کنند و در نهایت برایشان آسیب های جدید نظیر افتادن کمد یا فایل بر روی افراد پیش آید. اگر وسایل به صورت نامناسب در کنار هم قرار گیرند، امکان تمیز کردن درست و حسابی نیز پیش نخواهد آمد. در نهایت هم شلوغ بودن محیط کار، میزان تمرکز افراد را پایین آورده و در نتیجه منجر به کاهش کیفیت عملکرد در یک محیط اداری می شود. در نهایت می توان عنوان کرد که برای داشتن یک محیط اداری منظم، بهتر است که چیدمان از اصول خاصی پیروی نماید. به عنوان مثال باید به این امر توجه کرد که چیدمان اتاق های اداری با سایر اتاق ها نظیر اتاق مدیریت کاملا متفاوت خواهد بود.

یکی از راه کارها برای داشتن یک فضای اداری مناسب، این است که وسایل موجود نظیر میز، کمد، فایل و غیره را به صورت منظم و با فاصله در کنار یکدیگر قرار دهیم. البته می توانید میز کارمندان را به صورت جفتی، در مقابل یکدیگر بگذارید، تا فضای کافی هم برای کارمندان و هم برای سایر افراد مراجعه کننده وجود داشته باشد. البته به وسایل بلا استفاده نیز دقت کنید. بهتر است کمد ها، فایل ها و یا قفسه های بدون استفاده را از اتاق های اداری خارج کنید تا بدین شکل فضای باز تری را در اختیار بگیرید.

بهتر است به جای سیم های بهم ریخته و شلوغ، برای منظم کردن آن ها از داکت استفاده نمایید. اگر شیف کارکنان متعلق به روز است، بهتر است از پنجره برای ورود نور طبیعی به دفاتر اداری بهره بگیرید و اگر شیفت کارکنان در شب است، بهتر است از چراغ ها و میزان نوردهی مناسب کمک بگیرید. برخی وسایل دکوراتیو در محیط اداری تمرکز افراد را بر هم میزنند، بدین منظور برای جلوگیری از کاهش تمرکز لطفا آن ها را از اتاق خارج نمایید. اگر به دنبال کف پوش مناسب هستید، از رنگ روشن استفاده کنید و اگر به دنبال رنگ مناسب برای دیوار ها هستید، رنگ های روشن و خنثی بهترین گزینه خواهند بود.

قابل تغییر بودن

یکی دیگر از عواملی که پس از منظم بودن برای داشتن یک محیط اداری استاندارد به کار می آید، قابل تغییر بودن می باشد. محیط اداری استاندارد است که هر زمان و به صورت دلخواه بتوان چیدمان و محل قرار گیری وسایل آن را تغییر داد.

البته باید این مسئله را نیز عنوان کنیم که هیچ شخصی نمی تواند اصول قطعی و کلی برای چیدمان یک محیط اداری صحیح را مطرح نماید. هر سازمان کاربرد و هدف خاصی دارد. بنابراین متناسب با آن می توان دکوراسیون را انتخاب کرد. به عنوان در برخی اداره ها دکوراسیون ها دائمی هستند و در نتیجه یک دکوراسیون تا ابد بر قرار خواهد ماند.

در حالت عکس این مورد، اداره هایی وجود دارند که شرایط را برای تغییرات مداوم بر قرار می سازند و به راحتی می توان چیدمان آن ها را نیز تغییر داد. این مدل محیط های اداری استاندارد بوده و قادر هستند تا سبک ها و مدل های مختلفی از طراحی داخلی را تجربه نمایند. بنابراین ابتدا بهتر است که این مسئله را در یک اداره تعیین نمایید.

احساس راحتی در اداره

فاکتوری مانند احساس راحتی در یک اداره بسیار فاکتور مهمی به شمار می آید. البته برخی ممکن است سوال کنند که آیا فضایی برای ایجاد راحتی در یک اداره وجود دارد؟ متناسب با هر شغل یا هدفی در یک اداره موارد متفاوتی برای داشتن راحتی در نظر گرفته خواهد شد. به عنوان مثال در برخی اداره ها المان های راحتی نظیر استراحت فیزیکی، نبودن سر و صدا و یا استفاده از وسایل با کیفیت می باشد.

در این حالت یکسری زیر مجموعه ها در محیط اداری از اهمیت بیشتری بر خوردار خواهند شد. به عنوان مثال استفاده از صندلی های راحتی طبی (ارگونومی)، استفاده از منبع نوری مناسب به گونه ای که چشم را اذیت نکند، استفاده از پنجره و درب های دو جداره به گونه ای که سکوت بیشتری ایجاد نمیاند و همچنین سایر موارد نیز می توانند اثر گذار باشند.

در این زمان که با فاکتور های اصلی در ایجاد یک محیط اداری اساره کردیم، پرداخته شد، حال می توانیم به سوال ابتدایی در این مطلب پاسخ دهیم:

رعایت استاندارد چیدمان اداری در یک دفتر چه مزایایی در پی خواهد داشت؟

جواب: ایجاد و ارتقای آرامش محیط اداری، افزایش کیفیت و اثربخشی فعالیت کارکنان، از بین استرس های موجود در محل کار و در نهایت افزایش راندمان و آرامش، ایجاد حس مثبت نگری و مثبت اندیشی در کارکنان و بسیاری از موارد دیگری که به نوعی به افزایش مفید بودن اداره کمک خواهند کرد.

بر اساس تمامی فاکتور هایی که در این مطلب عنوان شد، می توان به درک صحیحی از ایجاد یک محیط استاندارد دولتی داشت و در نهایت رضایت مندی را هم در کارکنان و هم در افراد بالا برد.